5.1.1

Las personas interesadas en presentar los exámenes de Certificación, solicitar servicios de Autorización, Actualización de la Certificación y Autorización, otorgamiento de poderes, revocaciones de poderes, movimientos de personal asignado a sus instituciones, etc., deberán realizar sus trámites en los sistemas que la AMIB tenga habilitado para esos efectos.

5.1.2

Los criterios con los que se conformarán los expedientes deberán estar de acuerdo a lo establecido en la Guía de Gestión de los servicios en línea de AMIB Certifica, de acuerdo a cada uno de los servicios.

5.1.3

La integración del expediente en los sistemas que la AMIB tenga habilitados para gestionar las solicitudes de servicios deberá hacerse con una antelación de acuerdo al servicio deseado:

a)    Servicio de Certificación, Actualización de Certificación, Autorización y sus integrales, deberán ingresarse con al menos diez (10) días hábiles previos a la fecha del examen o del vencimiento. Para el caso de los servicios integrales de Actualización de la Certificación y Autorización por medio de examen, deberá ingresarse el expediente con al menos veinte (20) días hábiles previos al vencimiento.

b)    Servicio de Cambios de Figura de Autorización, deberán ingresarse con al menos veinte (20) días hábiles previos al vencimiento de la Autorización.

c)     Servicio de Reposición de la Autorización, deberán integrarse con al menos diez (10) días hábiles posteriores a la fecha del vencimiento.

d)    Otorgamiento y Revocaciones de poderes, deberán ingresarse a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la protocolización ante notario público.

Las instituciones podrán ingresar servicios en los sistemas que la AMIB tenga habilitados para esos efectos dentro del lapso de nueve (9) a siete (7) días hábiles previos a la fecha del examen o bien del vencimiento de la Certificación o Autorización, siempre que se cubra la tarifa respectiva por ingreso extemporáneo.  

5.1.4

La integración del expediente de certificación y de autorización, así como la solicitud de servicio, deberán estar debidamente requisitadas y acompañadas con los documentos digitalizados que les correspondan de conformidad a lo señalado en la Guía de gestión de los servicios en línea; lo anterior, siempre y cuando dichos documentos sean claros y legibles.

Para que la AMIB pueda prestar sus servicios, los documentos e información que se ingresen para formar parte del expediente de certificación y autorización, ya sea en forma física o electrónica, por medio de los sistemas que la AMIB tenga habilitados para esos efectos, se deberá considerar lo siguiente:

1.- Los documentos que integran el expediente de certificación y autorización y que requieran la firma del interesado o del personal de la institución, deberán ser firmados de manera física, es decir que deberán ser suscritos con firma autógrafa por parte del interesado, con tinta de color distinto al negro sobre la hoja impresa en formato original y la digitalización que se realice sobre dicho documento deberá ser única y exclusivamente sobre el previamente señalado.

Los documentos que no cumplan con las características previamente descritas, no podrán ser considerados parte del expediente de certificación y autorización y podrán ser susceptibles de la aplicación de una medida disciplinaria o sanción con motivo de dicho incumplimiento.

2.- Los documentos y datos que integran los expedientes de la AMIB ya sean en formato físico o electrónico, deberán ser digitalizaciones que obren sobre documentos originales; lo anterior salvo para los comprobantes de estudio, en cuyo caso, los mismos podrán ser digitalizados de alguna o algunas fotocopias.

3.- Los documentos que presenten las siguientes características, serán tratados de acuerdo a lo señalado en la política 31.- Medidas Disciplinarias del presente Manual y no podrán formar parte del expediente de certificación y autorización:

a) Documentos con inserciones de firmas, firmas electrónicas, digitales, sellos o cualquier otro elemento que no sea plasmado físicamente sobre el documento original mediante el estampado de la firma autógrafa en los términos antes señalados.

b) Los documentos que presenten en su contenido ediciones, cambios, distorsiones, alteraciones, inserciones de datos, imágenes u otra información que cambie, altere o distorsione el contenido, diseño o formato del documento original, o que sugiera alguno de los anteriores, podrá ser considerado como una alteración del mismo, por lo que no podrá ser integrado al expediente de certificación y autorización.

Lo anterior incluye cualquier elemento distinto a aquel que sea plasmado de puño y letra por parte del interesado en los términos antes mencionados dentro de las que se encuentran de manera enunciativa y no limitativa a firmas digitales, electrónicas, recortadas de otros documentos, encriptadas, sellos y cualquier otro elemento.

5.1.5

Los servicios ingresados en los sistemas que la AMIB tenga habilitados para esos efectos serán de lunes a viernes dentro del horario de las 00:00 a las 18:30 horas en días hábiles. Para los servicios que se ingresen en un horario posterior o en día inhábil, se considerará como fecha de ingreso el día hábil siguiente.

5.1.6

La AMIB abrirá un expediente por cada persona que le presente su solicitud de examen de certificación, con el fin de verificar que la documentación y requisitos se ajusten a lo previsto en el presente manual y realice las aclaraciones que estime pertinentes. El expediente estará a disposición de la CNBV y de los miembros del Comité de Certificación siempre que así lo requieran.

5.1.7

Para todas las demás certificaciones diferentes a las del Mercado de Valores, el expediente deberá ingresarse en físico en la ventanilla única con al menos diez días hábiles previos a la fecha del examen requerida en las instalaciones de la AMIB ubicadas en Av. Paseo de la Reforma No. 255, 1er. piso, Col. Cuauhtémoc, C.P. 06500, Ciudad de México, en el horario de lunes a jueves de 09:30 a 14:00 horas y de 16:30 a 17:00 horas, y los viernes de 09:30 a 13:00 horas.

5.1.8

Los servicios relacionados a las certificaciones y autorizaciones que sean gestionados por las instituciones y las empresas Gestoras de Servicios deberán contar con la previa autorización de las personas físicas sujetas a Certificación y Autorización para:

a)    El manejo de sus datos personales en la realización de los trámites ante la AMIB,

b)    Para la obtención y valoración del Reporte de Crédito Especial,

c)     La transmisión a la AMIB de los documentos que integren su expediente.

5.1.9

Cuando las Instituciones pertenecientes al sistema financiero mexicano contraten a una Gestora de Servicios, en su carácter de Instituciones empleadoras, en la contratación con terceros para la prestación de servicios necesarios para su operación, asumen como propias las actividades que un tercero realice por su cuenta y en su nombre, apegándose para ello a las disposiciones de las Leyes que les son aplicables. Las instituciones financieras que hagan uso de los servicios de una empresa Gestora de Servicios, deberán hacerlo del conocimiento a la AMIB mediante un escrito, lo mismo que cuando dejen de contar con dichos servicios o cambien de empresa gestora de servicios.

5.1.10

La Institución asume como propios todos los cargos por los servicios proporcionados por la AMIB y solicitados por las personas por ellos autorizadas, así como por el uso de las claves y contraseñas que les hayan sido habilitadas, las cuales serán intransferibles.

5.1.11

En el supuesto de un uso indebido por parte de las personas autorizadas en el uso de las claves de acceso para solicitar los servicios ante la AMIB en los términos de este apartado, AMIB se reserva el derecho de cancelar dichas claves, cancelación que podrá ser temporal o definitiva a su discreción, y en todo caso las Instituciones o la Gestora de Servicios estarán obligadas a resarcir los daños que conforme a las leyes procedan a favor de la AMIB.

5.1.12

La Institución deberá manifestar por escrito a la AMIB que cuenta con la autorización del personal a ella vinculada para trasmitir su información personal a la Institución y a las personas por ella autorizadas, así como, en su caso, a la Gestora de Servicios.

5.1.13

Las Instituciones contarán con las políticas y los procedimientos internos para corroborar cuando menos la identidad de la persona, así como los títulos, diplomas, certificados o cualquier documento en el que conste su reconocimiento de estudios, y en caso de ser extranjeros su legal estancia de acuerdo a las leyes y disposiciones que le apliquen.

5.1.14

La falta de cualquiera de los requisitos indicados en la Guía de Gestión de los servicios en línea de AMIB Certifica será motivo de rechazo del servicio, pudiendo ser ingresada de nueva cuenta siempre que sea con al menos diez (10) días hábiles previos a la fecha programada de su examen o de su vencimiento, según corresponda.

En caso de que la institución decida continuar con el proceso pasado dicho límite de días, podrá ingresar el servicio en el sistema que la AMIB tenga habilitados para esos efectos dentro del lapso de nueve (9) a siete (7) días hábiles previos a la fecha del examen o bien del vencimiento de la certificación o autorización, siempre que se cubra la tarifa respectiva por ingreso extemporáneo. 

5.1.15

En caso de que alguno de los documentos que soporta el expediente presente alguna diferencia en el nombre, se podrá acompañar una “Carta de Identidad” elaborada por un notario público para solventar la observación por dicha diferencia.